Los ejecutivos dedican casi un día a la semana a gestionar correos y dos a reuniones
Los principales directivos pierden miles de horas cada
año respondiendo a correos electrónicos y yendo a reuniones improductivas, y
esta pérdida se agrava y aumenta en el resto de la organización – simplemente
porque las compañías no siguen ni monitorizan el tiempo de sus empleados tan de
cerca como lo hacen con otros recursos, como el capital.
Bain & Company, una de las principales consultoras
estratégicas del mundo, ha estudiado y calculado las pérdidas en tiempo y
dinero de las compañías analizadas y ha elaborado una lista de las mejores
prácticas que se pueden implementar para luchar contra los “Ocho Pecados
Mortales” en la gestión del tiempo.
El Informe de Bain & Company “Time Management Study”
afirma que un 15% del tiempo colectivo de una organización se pierde en
reuniones, un número que ha aumentado continuamente desde 2008. Una reunión
semanal de los principales ejecutivos de una de las compañías analizadas
consumía directamente 7.000 horas al año de los que acudían a la reunión, pero
300.000 horas de toda la compañía entre los subordinados que tenían que
prepararla e ir a más reuniones relacionadas con ella.
Sin embargo, la mayoría de las compañías no tienen la
capacidad de cuantificar cómo sus ejecutivos y otros empleados usan su tiempo
porque no lo monitorizan ni lo miden.
Bain& Company, junto con VoloMetrix, una compañía de
‘enterprise analytics’, analizaron la distribuciónde utilización del tiempode
17 grandes compañías. Entre sus resultados destacan:
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Los ejecutivos de hoy en día reciben una media de 30.000
mensajes externos al año, comparado con los 1.000 de los años 70. Teniendo en
cuenta el ratio actual, los directivos pronto perderán más de un día a la
semana sólo gestionando las comunicaciones electrónicas.
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Los altos ejecutivos dedican más de dos días a la semana
de media a reuniones con tres o más compañeros de trabajo. Una reunión que
empieza apenas cinco minutos tarde cuesta a la empresa un 8% de esa reunión –
una pérdida que sería insostenible con cualquier otro recurso.
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Las reuniones a menudo se organizan “solo porque sí” y el
comportamiento disfuncional en las reuniones va en aumento(dos reuniones
diferentes organizadas a la misma hora, exceso de asistentes, asistencia sin
involucración, etc). En una de las compañías analizadas, 1 de cada 5 de los
participantes en reuniones enviaron una media de tres o más correos
electrónicos por cada 30 minutos que éstas duraban. En una muestra de 10.000
empleados, unos 60 millones de dólares – 20% del coste total de las reuniones –
fue dilapidado en actividades improductivas.
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En otra gran empresa de producción, el coste anual de las
reuniones regulares de 90 minutos de duración entre directivos de nivel medio
ascendió a 15 millones de dólares.
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En las empresas estudiadas, hasta un 80% de las
interacciones tuvieron lugar dentro del propio departamento, no entre
diferentes áreas de negocio, funciones o entre la casa matriz y otras partes de
la compañía.
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Incorporar un nuevo gestor a una compañía supone
alrededor de 1,5 veces de tiempo adicional del nuevo trabajo – esto es, su
propio trabajo más un 50% del de otro empleado
La experiencia de Bain trabajando con grandes
organizaciones demuestra que el problema es cultural y sistémico: las
organizaciones evolucionan y se convierten en mecanismos complejos que
requieren cada vez más mantenimiento para funcionar de forma fluida, y toda una
cultura corporativa acaba por ser creada para apoyar este esfuerzo, extrayendo
recursos que deberían estar dedicados a tareas direccionadas hacia fuera y,
especialmente dirigidas hacia el cliente.
“La mayoría de las veces los consejos sobre la gestión
del tiempo se centran en acciones individuales – ser selectivo con las
reuniones, gestionar tu bandeja de entrada con eficiencia… Pero estos consejos
muchas veces van en contra de la cultura de la compañía: ignorar mails o
invitaciones a reuniones puede generar un efecto negativo en las relaciones con
tus compañeros de trabajo – o tu jefe”, comenta Michael Mankins, responsable
del área de Organización de Bain & Company en América y principal autor del
informe y estudio. “Las compañías innovadoras están promoviendo culturas en las
que el tiempo se trata como un recurso escaso y se invierte de manera tan
prudente como el capital”, añadió.
El estudio estima que la mayoría de las compañías podrían
liberar al menos 20% de sus horas colectivas si impusieran una mayor disciplina
a su gestión del tiempo y subraya estos “ocho pecados mortales” en la gestión
del tiempo y sus curas:
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Falta de claridad en las agendas corporativas:
definiragendas corporativas claras y selectivas para que todos sepan cómo
utilizar el tiempo extra y qué tareas solo podrán ser pospuestas con una
penalización.
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La mentalidad de “el tiempo es gratis” a la hora de
planificar: crear presupuestos base cero para el tiempo y gestionarlo de forma
tan rigurosa como se hace con los activos de capital.
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La cultura del “vamos a empezar un proyecto”:exigir una
justificación económica para cada nuevo proyecto.
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Cada vez más mandos intermedios: simplificar la
organización. Más directivos y capas de gestión roban tiempo y crean más
trabajo para otros.
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“Cualquiera puede planificar”: crear una línea de
autoridad para decidir quién puede pedir y organizar una reunión
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¿Toma de decisiones o lío de decisiones?:gestionar la
toma de decisiones – no la matriz de toma de decisiones – estandarizando el
proceso.
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El tiempo en las reuniones es tiempo libre: establecer la
disciplina al requerir agendas claras, preparación previa y el empezar a la
hora. Siempre que sea posible, finalizarlas pronto.
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“¿A dónde se fue el tiempo?”: monitorizar el tiempo de la
reunión, la asistencia y el volumen de correo electrónico para evaluar la
productividad. Lo que no se monitoriza no puede ser medido.
“Si el tiempo realmente fuera dinero y se contabilizara
dela misma forma, muchas compañías tendrían enormes déficits” comenta Greg
Caimi, socio de Bain& Company y coautor del estudio. Comentó que “las
organizaciones necesitan auditar las inversiones de tiempo e implementar
controles rigurosos para frenar la hemorragia de un activo cada vez más
valioso”.
Para más detalles, ver informe adjunto con datosy
ejemplos, como el de Ford, Apple, la Universidad de Berkeley, Boeing, Woodside
o Intel entre otros.
Para más información www.bain.com o Twitter @BainAlerts
Fuente: Managers Magazine
Autor: Alberto López
Comentarios
Vaya descubriento de blog!Estoy cursando un master de gestión deportiva y me ha tocado la lotería encontrando vuestro blog.
Muchas gracias por aglutinar información tan buena. Os guardo en favoritos ahora mismo.
Un saludo desde Murcia.
Carlos